চাকরির শুরুতে কোম্পানির পক্ষ থেকে অ্যাপোয়েন্টমেন্ট লেটার বা নিয়োগপত্র দেওয়া হয়। এটি একটি আনুষ্ঠানিক পদক্ষেপ। আবার চাকরি ছেড়ে নতুন কোথাও যাওয়ার পূর্বে কর্মীকে অবশ্যই পুরনো কোম্পানিতে রেজিগনেশন লেটার বা পদত্যাগপত্র দিতে হয়। একে রিজাইন লেটার বলে। এটিও আনুষ্ঠানিক বিষয়।
রিজাইন লেটার বা পদত্যাগপত্র কী?
রিজাইন লেটার মানে পদত্যাগপত্র। কোনো প্রতিষ্ঠান থেকে অব্যাহতি নেয়ার জন্য প্রতিষ্ঠানকে আনুষ্ঠানিকভাবে জানানোর নাম রেজিগনেশন। যে চিঠির মাধ্যমে বিষয়টি প্রতিষ্ঠানকে জানানো হয় তাকে রেজিগনেশন লেটার (resignation letter) বা সংক্ষেপে রিজাইন লেটার বলে।
রিজাইন লেটার লেখার নিয়ম
একজন কর্মী বিভিন্ন কারণেই চাকরি ছাড়তে পারেন। তবে কারণ যাই হোক, একটি সুন্দর ও গ্রহণযোগ্য রিজাইন লেটার লেখা দক্ষ কর্মীর বৈশিষ্ট্যের মধ্যে পড়ে। অনেকেই বুঝে উঠতে পারেন না পদত্যাগপত্রে কী লিখবেন। চলুন এ বিষয়ে বিস্তারিত জেনে নেওয়া যাক।
অভিবাদন জানিয়ে শুরু করুন
একেক কর্মক্ষেত্রে একেক জন মূল দায়িত্বে থাকে। কখনো এইচআর বা ম্যানেজার বরাবর লিখতে হয়। আবার কখনো সরাসরি কোম্পানির কর্তৃপক্ষ বরাবর লিখতে হয়। উচ্চ পদস্থ কর্মকর্তা বরাবর লিখলে অভিবাদন জানিয়ে শুরু করুন। এক্ষেত্রে প্রিয় স্যার/ম্যাডাম লিখতে পারেন।
চাকরি ছাড়ার কারণ জানান
কেন আপনি আপনার পদ বা কোম্পানি ছাড়তে চাইছেন তা রিজাইন লেটারের মূল অংশে লিখুন। শুরুতে অবশ্যই আপনার বর্তমান পদ ও কোম্পানির নাম উল্লেখ করুন। অল্প কথায় গুছিয়ে জানান আপনার চাকরি ছাড়ার কারণ। হতে স্বাস্থ্য সম্পর্কিত কোনো কারণে চাকরি ছাড়ছেন। কিংবা পারিবারিক সমস্যা, ভালো অফার ইত্যাদি কারণেও চাকরি ছাড়তে পারেন।
চাকরির শেষ তারিখ উল্লেখ করুন
আপনার কাজের শেষ দিন কবে, তা রিজাইন লেটারে উল্লেখ করুন। কবে থেকে কাজ শুরু করেছেন তাও শুরুর দিকে লিখুন। একদম শেষ সময়ে নয়, বরং চাকরি ছাড়ার অন্তত দুই সপ্তাহ আগে রিজাইন লেটার জমা দিন। যদিও কোনো কোনো অফিসে দুই মাস আগেই জানানোর নিয়ম থাকে।
কারো সমালোচনা করবেন না
চাকরি ছাড়ছেন বলে কোম্পানি বা কোনো সহকর্মীর সমালোচনা করবেন না। তবে কোনো তিক্ত অভিজ্ঞতা থাকলে তা বিনয়ের সঙ্গে জানাতে পারেন। খেয়াল রাখবেন আপনার অনুভূতি যেন কোনোভাবেই অভিযোগ না মনে হয়।
কৃতজ্ঞতা প্রকাশ করুন
রিজাইন লেটারে নিয়োগকর্তা, সহকর্মীদের প্রতি কৃতজ্ঞতা প্রকাশ করুন। এই প্রতিষ্ঠান থেকে যে মূল্যবান অভিজ্ঞতা অর্জন ও আয়ের সুযোগ হয়েছে, এজন্য ধন্যবাদ জ্ঞাপন করুন। কোম্পানির প্রতি আপনার কৃতজ্ঞতা প্রকাশ করুন। ইতিবাচক অনুভূতি জানান। এতে চাকরি ছাড়লেও কোম্পানি সংশ্লিষ্ট ব্যক্তি এবং সহকর্মীদের সঙ্গে ভালো সম্পর্ক থেকে যাবে।
যোগাযোগের ঠিকানা উল্লেখ করুন
রিজাইন লেটারে শেষে অবশ্যই আপনার ই-মেইল অ্যাড্রেস ও ঠিকানা লিখুন। হার্ড কপি জমা দিলে আপনার টাইপ করা নামের ওপরে স্বাক্ষর করুন।
একটি রিজাইন লেটার বা পদত্যাগপত্রের নমুনা
বিভিন্ন সময় আপনার পদত্যাগপত্র লেখার প্রয়োজন হতে পারে। নিচে একটি আদর্শ রিজাইন লেটার বা পদত্যাগপত্রের নমুনা দেয়া হলো। এটি দেখে আপনি নিজের পদত্যাগপত্র সুন্দরভাবে লিখে ফেলতে পারবেন।
তারিখ:
কর্তৃপক্ষের নাম ও পদ
কোম্পানির নাম
কোম্পানির ঠিকানা
বিষয়: চাকরি থেকে অব্যাহতি পাওয়ার জন্য আবেদন
স্যার/ম্যাডাম,
আমি, —————–(আপনার নাম) দীর্ঘ ——————–(কত দিন ধরে কোম্পানিতে আছেন) বছর যাবৎ আপনার প্রতিষ্ঠানের ————-বিভাগে —————– (আপনার পদের নাম)—পদে নিযুক্ত আছি। তবে বর্তমানে ব্যক্তিগত কারণে/………….প্রতিষ্ঠানের …………….বিভাগে ………………পদে নিয়োগের অফার পেয়েছি। (অন্য যোকোনো কারণ হতে পারে)
তাই অত্যন্ত দুঃখের সঙ্গে জানাচ্ছি,—————তারিখ থেকে আমার পক্ষে এ প্রতিষ্ঠানে আর কাজ করা সম্ভব হবে না। আপনার এ কোম্পানিতে আমার কাজ করার সর্বশেষ তারিখ —————–(যে তারিখ থেকে চাকরি ছাড়বেন)।
আপনার সাহচর্য ও সহকর্মীদের অমূল্য সাহায্যের জন্য আমি এ কোম্পানি থেকে অনেক কিছু শিখতে পেরেছি। আপনার এ কোম্পানিতে কাজ করে আমি অনেক পেশাদারী অভিজ্ঞতা লাভ করেছি, যা আমাকে ভবিষ্যতেও কাজে লাগবে বলে আমার বিশ্বাস। এ প্রতিষ্ঠানের প্রত্যেকের আন্তরিক ব্যবহার আমার পাথেয় হয়ে থাকবে।
আমি আপনার এবং এই প্রতিষ্ঠানের অব্যাহত সাফল্য কামনা করি। আমি আরও আশা রাখি, আমাদের এ কোম্পানি (অফিসের নাম) ভবিষ্যতে আরও উন্নতির দিকে এগিয়ে যাবে। আপনাদের অবদান আপনি কোনোদিন ভুলবো না। কোম্পানির যেন কোনো সমস্যা না হয়, সেজন্য কোম্পানি চাইলে আমি আমার স্থানে নিযুক্ত হওয়া নতুন কর্মচারীকে প্রশিক্ষণও দিতে পারি।
সুতরাং, আপনার কাছে আমার বিনীত অনুরোধ, আমার পদত্যাগপত্রটি মঞ্জুর করে আমাকে বাধিত করবেন।
ধন্যবাদান্তে,
আপনার নাম/স্বাক্ষর
আপনার প্রতিষ্ঠানপদত্তপরিচয়পত্র নং
আপনার ঠিকানা
ফোন নম্বর, ই-মেইল আইডি
ইংরেজিতে রিজাইন লেটার লিখতে পারেন। সেক্ষেত্রে ওপর ফরম্যাটটি মেনে ইংরেজিতে কথা সাজিয়ে নিতে পারেন। অথবা নিচের চিঠিটিও অনুসরণ করতে পারেন।
November 06, 2016
The Head of Human Resources Division
Shimanto Bank Limited
Shimanto Square
Peelkhana, Dhaka
Subject: Resignation Letter.
Dear Sir,
With due respect I have the honour to inform you that I joined at your bank
on 30-08-2016 in the post of Junior Officer (GSSD) against ID No: 10029.
But due to some unavoidable circumstances I am not in a position to
continue my services at your Bank. As such, I tender my resignation in the
post Junior Officer (GSSD) with effect from forenoon of today the 6th
November, 2016.
May I, therefore, request your honour to accept my resignation as prayed
for and release me as per rules of you Bank.
With regards
Yours faithfully
A.K.M Shohrab Hossain
Junior Officer (GSSD), ID No: 10020
যেসব লক্ষণ দেখে বুঝবেন আপনার চাকরি ছাড়ার সময় হয়ে গেছে
