কাভার লেটার কিভাবে লিখবেন?

ফারজানা কাউসার :::::
উচ্চতর ডিগ্রি, গবেষণা বা চাকরির ক্ষেত্রে আবেদনপত্রের সাথে অনেক সময় ‘কাভার লেটার’ দিতে বলা হয়। কাভার লেটার সম্পর্কে স্পষ্ট ধারণা না থাকায় অনেকেই যোগ্যতা থাকা সত্ত্বেও কাঙ্খিত লক্ষ্যে পৌঁছাতে পারেন না। কাভার লেটার হচ্ছে – এক প্রকার চিঠি। যেখানে প্রার্থীর আবেদন বিষয়ক সব তথ্য বলা থাকে। প্রার্থী কেন আবেদনকৃত বিষয়ে পড়তে বা কাজ করতে আগ্রহী সেটির একটা স্পষ্ট চিত্র কাভার লেটারে থাকে।

আদর্শ কাভার লেটারের বৈশিষ্ট্য

একজন প্রার্থীর যোগ্যতা ও অভিজ্ঞতার পরিপূর্ণ প্রকাশ তার কাভার লেটার। বিশেষ করে গবেষণা ও সৃজনশীল কাজের ক্ষেত্রে প্রার্থী বাছাই করার জন্য কোনো প্রতিষ্ঠান কাভার লেটারকে অগ্রাধিকার দেয়। তাই, কাভার লেটার লিখতে দরকার বাড়তি সতর্কতা।
সাধারণত কাভার লেটারের আকার ও বিষয়বস্তু প্রতিষ্ঠানের চাহিদা এবং পদভেদে ভিন্ন হয়। তবে অধিকতর গ্রহণযোগ্যতার জন্য কিছু বিষয় খেয়াল রাখা যেতে পারে-
১. শুদ্ধ ফর্মাল (Formal) ইংরেজি ভাষার ব্যবহার
২. সঠিক, মার্জিত ও রুচিশীল শব্দচয়ন
৩. সরাসরি অথরিটি (Authority) বরাবর আবেদন
৪. সিভি বা রেজুমেতে দেয়া তথ্যের বিবরণ
৫. কাজ/পড়াশোনা ও অভিজ্ঞতার বিস্তারিত তথ্য
৬. আগ্রহের বহিঃপ্রকাশ

লেখার নিয়ম

একটি ভালো কাভার লেটার লেখা হয় চারটি অংশে –
১. সিভি বা রেজুমেতে উল্লেখিত তথ্যের বিবরণ
২. আবেদনকৃত বিষয়ে প্রার্থীর পড়াশোনা বা অভিজ্ঞতার বিবরণ
৩. প্রার্থীর পরিচয়
৪. ভাষাশৈলীর মাধ্যমে যথাযথ আগ্রহ প্রকাশ
তথ্যের বিবরণ
কাভার লেটারের প্রথম অংশটি হতে হয় প্রার্থীর সিভি বা রেজুমের তথ্যসম্বলিত। সঠিক ও প্রাসঙ্গিক তথ্যসমূহের একটি পূর্ণাঙ্গ বিবরণ এ অংশে থাকে। এতে থাকতে হয় পূর্ণ পেশাদারিত্বের ছাপ।
পড়াশোনা বা অভিজ্ঞতা
একজন প্রার্থী কতটা দক্ষতার সাথে নিজের যোগ্যতা তুলে ধরতে পারেন তা দেখার জন্যই মূলত কাভার লেটার দিতে বলা হয়। এ অংশটিতে প্রার্থীকে সতর্কতার সাথে নিজের দুর্বলতা এড়িয়ে যোগ্যতার প্রকাশ ঘটাতে হয়।
পরিচয়
এ পর্যায়ে প্রার্থীকে অল্প কথায় নিজের পরিচয় উল্লেখ করতে হয়। কাভার লেটারের এ অংশটিকে হতে হয় সংক্ষিপ্ত ও পরিমার্জিত।
আগ্রহ প্রকাশ
আবেদনকৃত বিষয়ে প্রার্থীর আগ্রহের বহিঃপ্রকাশ পুরো কাভার লেটারজুড়ে থাকাটা জরুরি। তবে শেষ অংশে প্রার্থী অল্প কথায় ইতিবাচক আগ্রহ প্রকাশ করে এক ধাপ এগিয়ে যেতে পারেন।
সুন্দর, সাবলীল ভাষায় লেখা কাভার লেটার যত বেশি প্রাসঙ্গিক, পরিমার্জিত ও আকর্ষণীয় হয়, প্রার্থী তত দ্রুত পৌঁছে যেতে পারেন অভিষ্ট লক্ষ্যে।

বিজ্ঞপ্তি ছাড়া কোনো চাকরির আবেদনের জন্য একটি নমুনা কাভার লেটার

To
Chairman/ Managing Director
John Smith and Associates
Phone: XX XXXX XXXX
Email: enquiries@johnsmithandassociates.com.au
23 April 20XX
RE: General application for available positions within your organisation
Dear Sir,
As a recent Bachelor of Information Technology (Networking) graduate, I would like to enquire about positions available within your organisation and provide you with my details for your records.
I have had a strong interest in IT since a young age. I have always enjoyed the challenge of being able to identify faults and work to resolve them. Encouraged by this passion I have recently graduated as a Bachelor of Information Technology with a major in Networking.
While studying I worked as a provider of casual support for IT-related issues on a referral basis. I also worked part-time at Drew Smith Electronics. A technically competent individual, I have a passion for all things technological and a desire to establish a career as an IT professional.
I have been recognised for my high level of motivation and my strong communication skills. I am able to adapt my communication style to reflect the needs of any audience. I have a high level of problem-solving skills and a willingness to focus on my ongoing professional development.
I understand that, as a graduate, I have a lot to learn about working within an organisation. I would like to start in an entry-level position that would allow me to be mentored in my professional development.
I am interested in your organisation’s reputation as a leader in the provision of data centre management services. My research into your organisation has shown me that you work closely with a range of clients to manage their data centre needs through outsourced service agreements.
I believe that the opportunity to work in different environments and with different technologies will help me develop skills your organisation can use to meet the changing needs and demands of your clients.
Your reputation for quality support and for being an employer of choice shows that you have an understanding of the needs of your clients as well as your employees. I would appreciate the opportunity to meet with you in order to introduce myself and discuss any suitable positions that may be available.
I enclose my resume for your consideration. I will follow up this enquiry in the coming weeks, but I would be be grateful if you were to contact me in the meantime should you know of a position that you think is suitable. I can be contacted at all times on the details provided above.
Thanking you in advance for your time,
Rafiqul Islam
Email: Rafiq@xmail.com
Mobile: XXX XXXX XXXX

About ফারজানা কাউসার

ফারজানা কাউসার। গ্রামের বাড়ি নোয়াখালি। বর্তমানে ঢাকায় থাকেন। ইংরেজি ভাষা ও সাহিত্যে স্নাতক (সম্মান) গণবিশ্ববিদ্যালয় থেকে। এরপর মাস্টার্স করেছেন জাহাঙ্গীরনগর বিশ্ববিদ্যালয়ে। শিশু সাংবাদিক হিসেবে ৬ বছর কাজ করেছেন শিশু প্রকাশে। এছাড়া লেখালেখি করছেন বিভিন্ন মাধ্যমে।

View all posts by ফারজানা কাউসার →

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *